Projektkoordinator (m/w/d) für den Bereich digitales Elternportal

Im Geschäftsbereich Schulen und Jugend, Abteilung Schulen, ist ab sofort eine Stelle als

Projektkoordinator (m/w/d)

für den Bereich digitales Elternportal

mit einem Beschäftigungsumfang von 50 % zu besetzen.

Die Aufgabe besteht in der operativen Umsetzung und Steuerung des städtischen Elternportals Waiki im Bereich der kommunalen Ganztagsbetreuung (GTB). Ziel ist es, Prozesse klar zu strukturieren, Anmeldungen sicherzustellen und die digitale Transformation aktiv voranzutreiben. Die Systemumstellung ist ein komplexes Projekt, das parallel zum laufenden Betrieb umzusetzen ist.

Insgesamt arbeiten weitere Kolleginnen und Kollegen der Abteilung Schulen an dem Projekt mit. Die Projektleitung liegt bei der stellvertretenden Leitung der Abteilung Schulen.

Zentrale Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Stelle:

• Zentrale Schnittstellenfunktion, u. a.:
  • Ansprechperson für Verwaltungsmitarbeitende, Einrichtungsleitungen bzw. Mitarbeitende der GTBs und Eltern
  • Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
  • Einheitliche Umsetzung der Verfahrensschritte
  • Koordination mit dem Systemanbieter
• Operative Koordination der Systemumstellung, insbesondere:
  • Strukturierte Durchführung der Datenmigration
  • Abgleich, Aktualisierung und Vervollständigung sämtlicher Kinder-, Vertrags- und Stammdaten
  • Sicherstellung fehlerfreier Daten für den Systemstart
  • Vorbereitung und Umsetzung der fristgerechten und rechtssicheren Abmeldung bzw. Kündigung aller Verträge im Altsystem
  • Einrichtung, Konfiguration und Verwaltung neuer Buchungsmodule im Online-Fachverfahren
  • Sicherstellung einer fehlerfreien Abrechnung der Betreuungsgebühren
  • Systemadministrative Aufgaben und kontinuierliche Optimierung der Anwendung
• Neugestaltung des Betreuungsangebots ab Schuljahr 2026/2027, insbesondere:

Dein Profil:

Wir erwarten eine engagierte Persönlichkeit, die über eine zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Organisationsgeschick, Teamfähigkeit und Durchsetzungsvermögen sowie sehr gute EDV-Kenntnisse verfügt. Wichtig ist auch ein freundliches und hilfsbereites Auftreten.

Eine abgeschlossene Ausbildung im öffentlichen Verwaltungsdienst [Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Verwaltungswirt (m/w/d)] oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische Ausbildung setzen wir voraus.

Wir bieten Dir:

• vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote
• umfassende gesundheitsfördernde Angebote
• eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitmodelle
• Betreuungsmöglichkeiten der Kinder in einer städtischen Kindertageseinrichtung
• einen Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 40 Euro für das Deutschlandticket oder einen vergünstigten Parkplatz in der Nähe der Innenstadt

Die Bezahlung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TVöD.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Für fachliche Fragen stehen Dir Herr Reuter (Geschäftsbereich Schulen und Jugend) unter Telefon 07151 5001 2700 und für personalrechtliche Fragen Frau Lämmle (Abteilung Personal) unter Telefon 07151 5001 2147 gerne zur Verfügung.

Bei Interesse bewirb Dich bitte bis zum 07.04.2026 online unter karriere.waiblingen.de.