SEKRETÄRIN / SACHBEARBEITERIN m|w|d in Urbach

veröffentlicht

Im Rahmen der geregelten Nachfolge unserer Sekretärin/ Sachbearbeiterin zur Unterstützung der Geschäftsleitung suchen wir Sie ab November 2021 –

 

 

SEKRETÄRIN / SACHBEARBEITERIN  m|w|d 

 

In Teilzeit

 

Berufserfahrung: min 10 Jahre

in einem Unternehmen der Baubranche (vorzugsweise im Tief- und Straßenbau)

 

Was Sie bei uns erwartet:

  • Ein familiäres, zeitgemäßes Arbeitsumfeld in einem erfolgreichen und strategisch wachsenden, eigentümergeführten Familienunternehmen in bereits 3. Generation.
  • Ein lang angelegtes, unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • Ein verantwortungsvolles, interessantes, breit gefächertes Aufgabengebiet
  • Vielfältige, anspruchsvolle und interessante Projektvorhaben unserer privaten wie öffentlichen Auftraggebern in der Region
  • Selbstständige, eigenverantwortliche Umsetzung ihrer Aufgaben gemäß den allgemeinen Leitlinien.
  • Offenheit und Raum für Ihre Ideen zur Effizienzsteigerung
  • Flache Hierarchien und offene Türen
  • Sehr kompetente, erfahrene und engagierte sowie aufgeschlossene und hilfsbereite Kollegen
  • Eine leistungsgerechte Vergütung
  • Individuelle Fortbildungen durch interne und/-oder externe Schulungen und Seminare
  • Eine intensive Einarbeitungszeit und Übergabe der Themenbereiche im Rahmen der Nachfolge
  • Souveräner Umgang mit MS Office WIN 10 und entsprechenden Softwarelösungen zur effizienten Bearbeitung Ihres Aufgabenbereiches (idealerweise auch in der Abrechnungs- und Kalkulationssoftware BRZ) – Dies kann aber auch via Schulungen vermittelt werden.
  • Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau oder vergleichbar
  • Idealerweise bereits Berufserfahrung als Sekretärin/Sachbearbeiterin im Tief- und Straßenbau oder vergleichbarer Tätigkeiten
  • Solide Kenntnisse im Bauvertragswesen (VOB)
  • Selbstständige, proaktive, verlässliche und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit und Loyalität.
  • Kaufmännisches Grundlagenwissen
  • Motivation sowie Bereitschaft und Engagement
  • Belastbarkeit auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen
  • Pünktlichkeit und Genauigkeit

 

 

 

 

Ihr Aufgabengebiet und Wirkungskreis bei uns:


Eigenverantwortliche und verantwortungsbewusste Umsetzung der Leistungsanforderungen im Administrativen Bereich.

  • Tägliche Post öffnen, zuordnen und nach Rücklauf verteilen bzw. weiterverarbeiten.
  • Erledigung des Schriftverkehrs für die Geschäftsleitung und teilweise
  • Ausschreibungsunterlagen für Bauvorhaben anfordern bzw. downloaden (von digitaler Vergabeplattform, Homepage von Kommunen/Ingenieurbüros) sowie aufbereiten für die weitere Bearbeitung durch die Geschäftsleitung bzw. Kalkulationsabteilung.
  • Führen, anlegen, überwachen und verwalten der gesamten Bauakten und Koordination der notwendigen Schriftstücke an den jeweiligen Bauleiter
  • Bei Bedarf Unterstützung des Technischen Büros
  • Angebotserstellung für Versorgungsträger im Rahmen der laufenden Baumaßnahme
  • Abrechnung Winterdienst, Schreiben von kleinen Einzelrechnungen
  • Überwachung der Genehmigung der Nachtragsangebote (Rücklauf).
  • Schriftverkehr bei der Vergabe an Subunternehmerleistungen, soweit nicht Aufgabe des Einkaufs
  • Selbständige Beantragung und Verwaltung/Terminüberwachung von Bürgschaften (Ausführungs– und Gewährleistungsbürgschaften auch von Nachunternehmern) sowie Rückforderung/Rückgabe nach Fristablauf.
  • Ablage der Bauakten nach Abschluss der Baumaßnahme u. erfolgter Schlusszahlung unter Einbeziehung der Bauleiterakten und Ausführungspläne.
  • Führen der Angebotsstatistik
  • Formularwesen und Statistiken
  • Verwalten, ablegen und ordnen der Verbandsunterlagen, allgemeiner Schriftwechsel
  • aktualisieren von Listen (Baustellenverzeichnis, Baustellennummern, Telefonliste etc.)
  • Pflege der Nachunternehmer-Adressdateien (verschiedene Gewerke)
  • Erstellen der Adressenliste für Weihnachtspost einschließlich Etikettendruck, verpacken und versenden
  • Aktualisieren der Geschäftspartneradressen unseres Transportbetonwerks für die Versendung von neuen Preislisten und/oder Weihnachtspost (Serienbrief/Etikettendruck).
  • Vorbereiten der Inventurunterlagen für die Baustellen und anschließende Auswertung.

       für die Technische Abteilung.

 

Darunter fallen auch folgende Leistungen:


Einlesen der Datenträger in unser Kalkulationsprogramm

Ordner für die Ausschreibungsunterlagen anlegen (digital und in Papierform) mit fortlaufender Nummerierung

Preisanfrage bei Nachunternehmern mit Terminüberwachung damit die Preise dem Kalkulator rechtzeitig vorliegen. Evtl. Erstellen eines Preisspiegels.

Überwachung des Angebotsabgabetermins (Versand, Boten, digitale Einreichung usw.)

Bei Bedarf über das Kalkulationsprogramm direkte Preiseingabe ins LV und für die Angebotsabgabe ausdrucken

Angebote eigenverantwortlich zur Abgabe bzw. zum Versand vorbereiten, d.h. notwendige Formulare ausfüllen (digital / handschriftlich), geforderte Anlagen (Bescheinigungen usw.) dazu legen

Angebote, wo möglich, werden über Vergabeplattform digital abgegeben

Submissionsergebnis anfordern, Protokoll erstellen/aufbereiten


  • Auftragsnummer vergeben
  • Notwendige Projektunterlagen (LV, Pläne usw.) für Bauleiter und Baustelle rechtzeitig vor Baubeginn vorbereiten
  • Führen, anlegen, überwachen und verwalten der gesamten Bauakten und Koordination der notwendigen Schriftstücke an den jeweiligen Bauleiter
  • Bei Bedarf Unterstützung des Technischen Büros
  • Angebotserstellung für Versorgungsträger im Rahmen der laufenden Baumaßnahme
  • Abrechnung Winterdienst, Schreiben von kleinen Einzelrechnungen
  • Überwachung der Genehmigung der Nachtragsangebote (Rücklauf).
  • Schriftverkehr bei der Vergabe an Subunternehmerleistungen, soweit nicht Aufgabe des Einkaufs
  • Selbständige Beantragung und Verwaltung/Terminüberwachung von Bürgschaften (Ausführungs– und Gewährleistungsbürgschaften auch von Nachunternehmern) sowie Rückforderung/Rückgabe nach Fristablauf.
  • Ablage der Bauakten nach Abschluss der Baumaßnahme u. erfolgter Schlusszahlung unter Einbeziehung der Bauleiterakten und Ausführungspläne.
  • Führen der Angebotsstatistik
  • Formularwesen und Statistiken
  • Verwalten, ablegen und ordnen der Verbandsunterlagen, allgemeiner Schriftwechsel
  • aktualisieren von Listen (Baustellenverzeichnis, Baustellennummern, Telefonliste etc.)
  • Pflege der Nachunternehmer-Adressdateien (verschiedene Gewerke)
  • Erstellen der Adressenliste für Weihnachtspost einschließlich Etikettendruck, verpacken und versenden
  • Aktualisieren der Geschäftspartneradressen unseres Transportbetonwerks für die Versendung von neuen Preislisten und/oder Weihnachtspost (Serienbrief/Etikettendruck).
  • Vorbereiten der Inventurunterlagen für die Baustellen und anschließende Auswertung.


bzw. die Kaufmännische Abteilung während der Bauphase.

 

(Schreiben von Nachtragsangeboten, Beantragung von Straßensperrungen o.ä.)

 

Kontrolle auf Vollständigkeit (Abnahmeprotokoll, genehmigte Nachträge usw.).

 

  

Was Sie uns bieten:

  • Souveräner Umgang mit MS Office WIN 10 und entsprechenden Softwarelösungen zur effizienten Bearbeitung Ihres Aufgabenbereiches (idealerweise auch in der Abrechnungs- und Kalkulationssoftware BRZ) – Dies kann aber auch via Schulungen vermittelt werden.
  • Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau oder vergleichbar
  • Idealerweise bereits Berufserfahrung als Sekretärin/Sachbearbeiterin im Tief- und Straßenbau oder vergleichbarer Tätigkeiten
  • Solide Kenntnisse im Bauvertragswesen (VOB)
  • Selbstständige, proaktive, verlässliche und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit und Loyalität.
  • Kaufmännisches Grundlagenwissen
  • Motivation sowie Bereitschaft und Engagement
  • Belastbarkeit auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen
  • Pünktlichkeit und Genauigkeit

 

 

 

Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme verbunden mit der Einreichung Ihrer persönlichen, aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen an: karriere@wilhelm-weidler.de


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Wilhelm Weidler GmbH & Co.KG Bauunternehmung

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Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Teilzeit
Vertragsart Festanstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufskategorie Administration und Verwaltung, Assistenz / Assistenz, Sekretariat, Verwaltung
Arbeitsort Haubersbronner Straße 74, 73660 Urbach

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Herr Dipl.-Ing. MA Architekt Nik Weidler
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